Fremtidens rammeavtaler går gjennom dynamisk innkjøpssystem

Løpende kvalifisering av nye leverandører - kjernen i fremtidens "smarte rammeavtaler"

Inngåelse av lukkede rammeavtaler med annen konkurranseutsetting gir i mange bransjer en innelåsingseffekt, der nye leverandører på markedet ikke har mulighet til å komme inn, ofte på mange år. Det hindrer mulighetene til å følge endringene i markedet, og hindrer også noen ganger sunn konkurranse rundt pris og kvalitet.

Mercell Tendsign KGV tilbyr prosesser for dynamiske innkjøpssystemer, som muliggjør sunn konkurranseutsetting av leverandører, både etablering av system (trinn 1) og løpende konkurranseutsetting mot systemet (trinn 2).

Trinn 1

Etablering av systemet

Det dynamiske innkjøpssystemet etableres ved å foreta en anskaffelse av den typen systemet gjelder, dvs. Varer, Tjenester, Enterprise. Anskaffelsestypen angis deretter som et "Dynamisk innkjøpssystem", og kunngjøres også som et slikt.

På samme måte som for f.eks. et Kvalifiseringssystem eller en LOV-anskaffelse ligger kunngjøringen ute gjennom hele det dynamiske innkjøpssystemets levetid, og søknader kan mottas og vurderes løpende.

Interesserte leverandører søker om å delta i systemet direkte i Mercell TendSign KGV ved å svare på elektroniske spørreskjemaer, såkalte strukturerte dokumenter. Det finnes naturligvis ferdige maler som følger kravene ifølge ESPD (Electronic Single Procurement Document).

Mottatte søknader håndteres løpende, inkludert støtte for kompletteringer og direkte kommunikasjon med hver søker. Kvalifiserte søknader blir umiddelbart tilgjengelige for konkurranseutsetting (Trinn 2).

Trinn 2

Anskaffelse i systemet

Så snart systemet er etablert og en relevant mengde leverandører er kvalifisert, kan anskaffelse innenfor systemet startes. "Send-listen" over deltakere hentes dynamisk fra systemet. Dokumentasjon, underlag og avtalemaler hentes også fra systemet, slik at forutsetningene og rammene fra det etablerte systemet blir mest mulig effektive.

Basert på forutsetningene som er angitt i det etablerte systemet, kan hver anskaffelse i systemet tilpasses det spesifikke behovet, f.eks. kan vekting av kriterier, kvantiteter og andre krav tydeliggjøres og tilpasses.

På samme måte som i vanlige anskaffelser er det også støtte for dynamisk innkjøpssystem i deler, dvs. ulike leverandører kan godkjennes for ulike deler av systemet. Ved anskaffelser i systemet, der systemet er delt opp i deler, kan ulike lister over kvalifiserte leverandører velges avhengig av anskaffelsesgjenstanden.

Fordeler ved dynamisk innkjøp

• Samme system og funksjoner som for andre anskaffelser

• Svært velutviklet støtte for å ta imot søknader løpende

• Helt elektroniske prosesser

• Støtte for ESPD (Electronic Single Procurement Document)

• Leverandøren bruker samme konto som for alle anskaffelser og kunder som kjører TendSign (nær 1000 organisasjoner)

• Søknader kan ikke sendes inn uten at alle eksplisitt stilte spørsmål i systemet er besvart

• Støtte for dynamiske innkjøpssystem delt opp i deler.

• Dynamiske innkjøpssystemer er helt integrert i Mercell TendSign Pro